Créer une expédition
Guide complet pour créer une expédition sur Swaloo, étape par étape.
Créer une expédition
Cliquez sur le bouton Nouvelle livraison disponible dans la barre latérale de n'importe quelle page du tableau de bord. Un formulaire en plusieurs étapes s'ouvre sous forme de modale.
Le formulaire de création est organisé en 3 étapes (2 étapes en mode marchand) :
- Itinéraire — Destinataire, adresse de livraison, origine (point d'enlèvement)
- Colis & planification — Planification, priorité, taille, poids, manutention, COD, articles, notes
- Assignation — Options marketplace, zone ou chauffeur (étape masquée en mode marchand)
Chaque étape est validée avant de pouvoir passer à la suivante. Vous pouvez revenir à une étape précédente à tout moment. Une carte interactive est affichée à droite du formulaire pour visualiser et affiner les adresses.
Étape 1 — Itinéraire
1A. Destinataire
Commencez par renseigner les informations du destinataire.
Type de destinataire : choisissez entre Particulier ou Entreprise via le sélecteur en haut de la section.
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom de l'entreprise | Oui (entreprise) | Affiché uniquement si le type est « Entreprise » |
| Prénom | Non | Prénom du contact (ou du destinataire particulier) |
| Nom | Oui | Nom du contact ou du destinataire |
| Téléphone | Oui | Numéro international avec sélecteur de pays (défaut : pays de l'organisation) |
| Non | Adresse email du destinataire | |
| Contacts de secours | Non | Contacts secondaires (nom + téléphone) en cas d'absence |
Recherche de destinataire existant : lorsque vous saisissez un numéro de téléphone ou un email, le système recherche automatiquement les destinataires déjà enregistrés dans votre organisation. Si un résultat correspond, un menu déroulant apparaît : cliquez sur le destinataire pour pré-remplir tous les champs. Un bandeau vert confirme que le destinataire existant est lié au formulaire. Vous pouvez le dissocier à tout moment pour saisir un nouveau destinataire.
1B. Adresse de livraison
L'adresse de livraison peut être saisie de trois manières :
-
Autocomplétion Google Maps — Tapez une adresse, un nom de commerce ou des coordonnées GPS dans la barre de recherche. Les suggestions sont filtrées par le pays de votre organisation. En sélectionnant une suggestion, les champs Rue, Ville, Code postal et les coordonnées GPS sont remplis automatiquement.
-
Saisie manuelle — Remplissez directement les champs Rue, Ville et Code postal. Notez que les coordonnées GPS ne seront pas renseignées automatiquement dans ce cas.
-
Clic sur la carte — Cliquez directement sur la carte interactive (panneau de droite) pour placer un marqueur. L'adresse correspondante est résolue automatiquement par géocodage inversé et les champs du formulaire sont mis à jour.
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Recherche d'adresse | Non | Barre d'autocomplétion Google Maps |
| Rue | Oui | Rue, avenue ou boulevard |
| Ville | Oui | Ville de livraison |
| Code postal | Oui | Code postal |
| Point de repère | Non | Indication supplémentaire pour le chauffeur (ex : « En face du marché, portail bleu ») |
Un badge GPS apparaît à côté de la barre de recherche lorsque les coordonnées sont enregistrées.
Mise à jour de l'adresse du destinataire : si vous avez lié un destinataire existant et que vous modifiez l'adresse de livraison, une option « Mettre à jour l'adresse par défaut » apparaît. En l'activant, l'adresse du profil du destinataire sera synchronisée avec la nouvelle adresse saisie.
1C. Origine (point d'enlèvement)
La section Origine détermine où le colis sera récupéré. Trois modes sont disponibles :
| Mode | Description |
|---|---|
| Sans collecte | Aucune tâche de collecte n'est créée. Le colis est déjà en votre possession. |
| Entrepôt | Sélectionnez un de vos entrepôts permanents enregistrés. L'entrepôt par défaut de l'organisation est pré-sélectionné (marqué d'une étoile). (Organisations PRO uniquement) |
| Manuelle | Saisissez une adresse de collecte libre, de la même manière que l'adresse de livraison (autocomplétion, saisie manuelle ou clic sur la carte). Un point de repère peut aussi être ajouté. |
En mode Manuelle, la carte passe en mode double : un sélecteur Destination / Origine apparaît en haut de la carte pour basculer entre le marqueur de livraison (bleu) et le marqueur de collecte (orange).
Mode marchand : le sélecteur d'origine est masqué. Le mode est automatiquement « Entrepôt » avec vos points d'enlèvement pré-configurés.
Étape 2 — Colis & planification
2A. Planification
Configurez le calendrier de collecte et de livraison. Deux options sont disponibles pour chaque :
- Dès que possible — Le colis sera traité au plus tôt (par défaut).
- Planifier — Choisissez une date et un créneau horaire précis (début et fin optionnelle).
La planification de la collecte n'apparaît que si le mode d'origine est « Manuelle » (une collecte planifiable n'a de sens que pour les enlèvements ad-hoc).
La planification de la livraison est toujours visible.
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Date | Oui (si planifié) | Date souhaitée pour la collecte ou la livraison |
| Début créneau | Non | Heure de début du créneau (défaut : 08:00) |
| Fin créneau | Non | Heure de fin du créneau (défaut : 18:00) |
2B. Priorité
Sélectionnez le niveau de priorité de l'expédition :
| Priorité | Description |
|---|---|
Basse (low) | Traitement différé, pas d'urgence |
Normale (normal) | Priorité par défaut |
Haute (high) | Traitement prioritaire |
Urgente (urgent) | Traitement immédiat requis |
2C. Taille & poids du colis
Choisissez la taille du colis parmi les catégories suivantes :
| Taille | Code | Poids indicatif |
|---|---|---|
| Petit | small | < 5 kg |
| Moyen | medium | 5 – 15 kg |
| Grand | large | 15 – 30 kg |
| Palette | pallet | > 30 kg |
Indiquez également le poids exact en kilogrammes dans le champ dédié.
2D. Consignes de manutention
Activez une ou plusieurs consignes de manutention pour informer le livreur :
| Option | Code | Description |
|---|---|---|
| Fragile | fragile | Colis fragile — manipuler avec précaution |
| Ouverture à la livraison | open_on_delivery | Ouverture autorisée à la livraison |
| Périssable | perishable | Contenu périssable — livraison rapide recommandée |
| Tenir au froid | keep_cold | Respect de la chaîne du froid |
| Vérification d'identité | id_check | Vérifier l'identité du destinataire |
| Ne pas plier | do_not_fold | Le colis ne doit pas être plié |
2E. Encaissement (COD)
Le contre-remboursement (Cash On Delivery) est le montant que le chauffeur doit collecter auprès du destinataire à la livraison.
| Champ | Description |
|---|---|
| Montant COD | Montant à collecter en devise de l'organisation |
| Livraison gratuite | Cochez pour ne pas facturer les frais de livraison au destinataire |
Calcul automatique : si vous renseignez des articles (section 2F), le montant COD est automatiquement calculé à partir de la valeur totale des articles (quantité x prix unitaire). Les frais de livraison sont ajoutés côté serveur.
Ajustement manuel : si vous modifiez manuellement le montant COD, un badge « Ajustement marchand » apparaît. Un avertissement s'affiche si le montant saisi diffère de la valeur des articles. Vous pouvez alors préciser la raison de l'ajustement (optionnel).
2F. Articles
Ajoutez les articles contenus dans le colis. Chaque article comprend :
| Champ | Description |
|---|---|
| Désignation | Nom de l'article |
| Quantité | Nombre d'unités |
| Type d'unité | Unité, Carton, Palette ou Sac |
| Prix unitaire | Prix par unité (utilisé pour le calcul COD) |
| SKU | Référence article (optionnel) |
Appuyez sur Entrée pour ajouter rapidement une nouvelle ligne. La valeur totale et le nombre d'articles sont affichés en résumé.
2G. Notes & référence
| Champ | Description |
|---|---|
| Référence externe | Votre référence interne : numéro de commande, bon de livraison, etc. (masqué en mode marchand) |
| Notes pour le chauffeur | Instructions de livraison ou informations complémentaires |
Étape 3 — Assignation
Cette étape est masquée en mode marchand. Les expéditions marchandes sont automatiquement publiées en mode Marketplace.
3A. Options
Organisations PRO :
- Mission Marketplace — Activez cette option pour rendre la livraison visible par les chauffeurs freelances. Vous pouvez définir un taux de commission (%) qui sera déduit du montant perçu par le chauffeur.
Organisations Particulier :
- Le mode Marketplace est activé par défaut et ne peut pas être désactivé. Les livraisons sont automatiquement publiées pour les chauffeurs disponibles.
3B. Assignation zone / chauffeur
(Visible uniquement pour les organisations PRO, lorsque le mode Marketplace est désactivé)
Pré-assignez la livraison à une zone géographique OU directement à un chauffeur :
- Secteur / Zone — Sélectionnez une zone de livraison. La tâche sera assignée au chauffeur responsable de cette zone.
- Chauffeur (Direct) — Assignez directement la tâche à un chauffeur spécifique.
Les deux options sont mutuellement exclusives : sélectionner une zone réinitialise le chauffeur, et inversement.
Carte interactive & estimation tarifaire
Le panneau droit du formulaire affiche :
- Une carte interactive — Visualisez la position du marqueur de livraison (bleu) et, en mode collecte manuelle, du marqueur de collecte (orange). Cliquez sur la carte pour affiner la position.
- Une estimation tarifaire — Lorsque les coordonnées d'enlèvement et de livraison sont renseignées, le système calcule automatiquement la distance, les frais de livraison et la rémunération chauffeur.
Après la création
L'expédition reçoit le statut En attente (pending) et génère automatiquement les tâches de collecte (si un point d'enlèvement est défini) et de livraison.
Une expédition soumise via le formulaire public (mode marchand) reçoit d'abord le statut En attente d'approbation (pending_approval).
Voir aussi : Gérer les expéditions | Statuts